PG-02 Control de Registros

REVISIÓN 02

OCTUBRE 2018

OBJETO:

Establecer el método para la confección, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros derivados de la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad.

ALCANCE:

Se aplicará a todos los registros relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad de la compañía.

RESPONSABILIDADES:

Usuarios 

• Confeccionar, mantener, archivar y disponer los registros de la calidad.

Gerente de Proyectos

• Aprobar los registros de la calidad necesarios para demostrar el cumplimiento con los requisitos establecidos y la efectividad del sistema de Gestión de calidad.

Responsable del Sistema de Gestión de Calidad

• Identificar, clasificar, establecer los criterios y la codificación de los registros de la calidad.
• Realizar y mantener copias de seguridad de los registros informáticos.

DESCRIPCION:

Identificación y aprobación de los registros de la calidad

El Responsable del Sistema de Gestión de Calidad identificará y aprobará mediante firma o publicación según corresponda los registros de calidad, necesarios para disponer de información apropiada para toma de decisiones y para demostrar conformidad con los requisitos y procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

Como mínimo deberá figurar en el registro su codificación, título o denominación, número de revisión actual y la firma de aprobación del Responsable del SGC.

Confección y recolección de los registros de la calidad

Los responsables de los sectores que generen registros de la calidad serán los encargados de instruir a su personal para que los registros estén debidamente completados y sean legibles.

Una vez confeccionados, los registros de la calidad serán archivados en el sitio kb.baseglobal.com.ar.

Codificación de los registros de la calidad

La codificación de los registros será alfabética de tres caracteres, los cuales serán las iniciales de las palabras que conforman el nombre.

Acceso, archivo, mantenimiento y disposición de los registros de la calidad

Cualquier persona de la organización podrá tener acceso a un registro de la calidad archivado, siempre y cuando sea autorizado por el Responsable del SGC .

Los registros de la calidad serán archivados, mantenidos y conservados por los sectores en el sitio kb.baseglobal.com.ar.

Lugares de archivo

Los responsables de cada uno de los sectores de la empresa donde se archiven registros de la calidad, serán los encargados de mantener los archivos en condiciones ambientales y de conservación adecuadas para que los registros estén correctamente ordenados, se encuentren fácilmente y no existan riesgos de daño, pérdida o deterioro de los mismos.

Disponibilidad de los registros para los clientes

Si fuera solicitado por los clientes, los registros de la calidad deberán tenerse a disposición. Además para permitir la consulta por parte de la empresa y/o clientes se deberá disponer de una fácil recuperación. A tal efecto se los almacenará en forma ordenada y correlativa en función de las fechas de ejecución

Registros de la calidad en soporte electrónico

Para los registros de la calidad establecidos en soporte informático, el Responsable del Sistema de Gestión de Calidad establecerá 1 copia (Back Up) de seguridad semanal, de forma tal que exista en todo momento la copia de la última semana y una mensual la cual será archivada en un lugar seguro.

El acceso al sistema informático para la confección de los registros,  será protegido mediante claves de ingreso o “passwords” asignadas por el Responsable del SGC.