Category Instructivos

REVISIÓN 01

ABRIL 2019

OBJETO:

Establecer la metodología para la configuración de las instalaciones en cada uno de nuestros clientes.

ALCANCE:

Se aplicará a todas las instalaciones del IG.

RESPONSABILIDADES:

Jefe de Implementación

• Supervisar y coordinar las actividades de los Consultores Funcionales.
• Confeccionar y mantener actualizado el presente Instructivo.

Consultores Funcionales

• Realizar las Configuraciones Funcionales de las instalaciones.
• Actualizar en SGC los parámetros correspondientes a la Cuenta.
• Mantener actualizado el presente Instructivo.

ABREVIATURAS Y REFERENCIAS:

Software IGGLOBAL

Sistema de Gestión de Calidad SGC

DESCRIPCIÓN:

Configuración de la Instalación

• Para configurar funcionalmente la instalación se deberá ingresar al IGGLOBAL con el usuario Instalador y acceder al Módulo Configuración, Menú Usuarios, en donde se habilitará los Módulos y las Funciones correspondientes.
• Ante modificaciones a la configuración de las instalaciones se deberá imprimir  en PDF la Ficha de Registración y luego adjuntarla a la cuenta del cliente en IGGLOBAL Online.

Fecha de Caducidad y Accesos

• En todos los clientes, tengan o no Asistencia y Mantenimiento, se deberá acotar la Fecha de Caducidad y la Cantidad de Accesos.
• Este control se utilizará solamente en caso de fuerza mayor y debe evitarse que se produzca el bloqueo de la instalación salvo a aquellos clientes que no cuenten con Asistencia y Mantenimiento.
• No obstante el control a asignar deberá estar en sintonía con la planificación de la próxima visita de actualización.
• El Jefe de Implementación notificará por mail al Consultor Técnico sobre los clientes que no tengan el acuerdo de Asistencia y Mantenimiento vigente y a aquellos que políticamente corresponda bloquear.
• A su vez, el Gerente de Implementación, o quien éste designe, actualizará esta información en SGC.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O ASOCIADOS

CIN — Configuración de la Instalación.

REVISIÓN 05

AGOSTO 2024

OBJETO:

Establecer la metodología para realización del resguardo de la información de la compañía.

RESPONSABILIDADES:

Gerente de I+D

• Programar, realizar y registrar los backups de la organización.

DESCRIPCIÓN:

Definición de Políticas de Backup:

Backup Diario

Frecuencia: programado para hacerse todos los días a las 23hs.

DB Desarrollo: F:\BackupIG (En BG-SRV03-FS)
DB Desarrollo: D:\BackupIG (En BG-SRV07)

A través del Cobian Backup a la carpeta F:\Diario (En BG-SRV03-FS) y a la carpeta C:\Diario (En IG-CLOUD)
A través del Cobian Backup a la carpeta D:\Diario (En BG-SRV07) y a la carpeta C:\Diario (En IG-CLOUD)

\\BG-SRV03-FS\Diario
\\BG-SRV07\Diario

\\BG-SRV03-FS\Implementacion\IG_GLOBAL_PACKAGE_VIEJOS\UPDATE_PACKAGE\
\\BG-SRV07\Implementacion\IG_GLOBAL_PACKAGE_VIEJOS\UPDATE_PACKAGE\

Soporte y lugar de almacenamiento: Digital en Servidor Local y Servidor Nube.

 Backup Mensual

REVISIÓN 05

JUNIO 2022

OBJETO:

Establecer la metodología para la confección y alta de los ASI en el SGC

RESPONSABILIDADES:

Gerente de Administración 

• Confeccionar y Mantener actualizado este Instructivo.

Personal de Base Global

• Registrar en SGC las ASI.

ABREVIATURAS Y REFERENCIAS:

Software IGGLOBAL

Sistema de Gestión de Calidad SGC

DESCRIPCIÓN:

Las ASI se confeccionarán en cada visita a clientes indicando en detalle actividad realizada y los usuarios contactados.

En caso de existir inconvenientes que imposibiliten los cumplimientos de las tareas a realizarse se deberán detallar con sus causas.

Si en el cliente se detectan sugerencias o reclamos, los mismos deberán ser registrados en la parte de observaciones del ASI.

En el alta de las ASI, se ingresarán los siguientes datos:

Co. Cuenta:   Cliente.

Co. Contacto: Contacto del cliente (en caso de no existir, se lo dará de alta en ese momento).

Co. Acción: 110 – Asistencia / Visita Presencial

Descripción: Detalle de las tareas efectuadas

Parámetros: 11 – Horas Aplicadas

                     320 – Viaticos

En los casos en que la ASI sea por motivos de instalación, cambios de configuración funcional o actualización, deberán actualizarse también los parámetros de la cuenta ingresando al botón “Cuentas” y en dicha ventana en el botón “Parámetros” donde los parámetros a completar serán:

1 – Versión del Sistema.

5 – Motor de Base de Datos.

6 – Nombre del Servidor

8 – IGGLOBAL Online Público

9 – IGGLOBAL Online Privado

10 – Número de Serie.

20 – Cantidad de Empresas.

24 – Cantidad de Usuarios.

28 – Cantidad de Puestos.

40 – Categoría.

50 – Ejecutivo de Cuenta.

55 – Asistente de Cuenta.

60 – Zona/Plano.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O ASOCIADOS

ASI —- Asistencia/ Visita Presencial

REVISIÓN 03

AGOSTO 2024

OBJETO:

Este instructivo se aplicará para el registro de actividad, asistencia a clientes y visitas y define la metodología a tales efectos.

RESPONSABILIDADES:

Personal de Base Global

• Las visitas a clientes por Instalaciones o Actualizaciones deberán documentarse en una ASI.
• La planificación de visitas a clientes deberán asentarse en la agenda compartida Online.
• Actualizar en Sistema de Gestión de Calidad las ASI.
• Toda la actividad deberá documentarse según ASI.

Gerente de Administración y Recursos Humanos

• Administrar y Controlar las ASI.
• Administrar y Controlar la agenda compartida.
• Confeccionar y Mantener actualizado este Instructivo.

ABREVIATURAS Y REFERENCIAS:

Sistema de Gestión de Calidad SGC

DESCRIPCIÓN:

Asistencia

Las ASI se confeccionarán en cada visita a clientes indicando la actividad realizada y los usuarios contactados.

Las ASI también se confeccionan para una asistencia telefónica o remota.

El profesional deberá indicar al usuario que podrá indicarnos Sugerencia y Reclamos.

Las ASI deberán ser registrados en SGC. (Ver IT ASI)

Informe de Actividad

Las ASI se emitirán desde SGC a los efectos de controlar la aplicación de horas a los distintos proyectos o clientes.

En dicho informe se incluirá los gastos por viáticos a los efectos de su liquidación correspondiente por parte de Gerente de Administración.

Las ASI se archivarán en el historial de eventos clasificados por persona.

Planificación de Visitas

En la agenda compartida Online cada persona registrará las visitas planificadas a clientes.

Cuando el Personal no se encuentre en las oficinas, deberá indicar en esta agenda el lugar en donde se lo puede ubicar a los efectos de controlar y de facilitar su ubicación por cualquier necesidad.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O ASOCIADOS

ASI ——- Asistencia/Visita Presencial

IT ASI —- Instructivo de Asistencia.

REVISIÓN 03

JUNIO 2022

OBJETO:

Este instructivo se aplicará para:

– registrar en MKT los contactos nuevos.

– registrar en SGC los contactos nuevos de los clientes que pasen a ser activos.

– ingresar y actualizar la información en el SGC.

La información del SGC almacenada en el Módulo Contactos es la base para la detección de No Conformidades y para la toma de decisiones de cambios y optimizaciones en nuestra gestión.

Provisoriamente mantendremos la base MKT para toda la actividad comercial y de administración de clientes potenciales, pero en el futuro se unificarán las bases en una sola.

RESPONSABILIDADES:

Gerente de Proyectos

• Supervisar y coordinar la actividad de los Ejecutivos de Ventas.
• Confeccionar y Mantener actualizado este Instructivo.

Consultor Funcional 

• Registrar los Clientes Activos.
• Confeccionar y Mantener actualizado este Instructivo en conjunto con el Gerente de Proyectos.

Asistente Comercial

• Registrar los Clientes Potenciales.
• Mantener actualizados los datos de los clientes activos.

ABREVIATURAS Y REFERENCIAS:

Base de Datos de Marketing MKT

Sistema de Gestión de Calidad SGC

DESCRIPCIÓN:

Bases de Datos

Los eventos producidos en los clientes potenciales se generarán en el CRM módulo Contactos.

Los eventos producidos en los clientes activos se generarán en SGC módulo Eventos.

Registro de Clientes Potenciales

El asistente comercial deberá verificar que el contacto no se encuentre ingresado en MKT para evitar duplicación de los datos.

Para ello buscará con el botón Buscador del Sistema ciertas palabras claves, por ejemplo Nombre, Apellido, Empresa, Teléfono, etc., para asegurarse que no haya sido cargado con anterioridad.

En el alta de Clientes Potenciales, se ingresarán los siguientes datos:

Cuentas   Razón Social

Teléfono

Sitio Web

Contactos  Nombre y Apellido

Cargo

Teléfono

Móvil

Mail

Se genera por el sistema un número de alta del contacto.

Registro de Clientes Activos

Los Consultores Funcionales deberán ingresar toda la información proveniente de MKT en SGC con el detalle de todos los contactos.

Posteriormente en su trato habitual con el cliente, los Consultores Funcionales deberán relevar la información de todos los usuarios y datos claves de la Empresa.

Para toda la actividad comercial y de marketing futuros es importante considerar que el asistente comercial deberán recabar todos los contactos posibles relacionados con el cliente y sus e-mails y algunos datos de la Empresa que sutilmente deberá indagarse con el tiempo (nivel de facturación, cantidad de personal, etc.).

En el alta de Clientes Activos, se ingresarán los siguientes datos:

Cuentas  

Razón Social

Teléfono

Sitio Web

Parámetros:

Versión del sistema

Motor de Base de Datos

IGGLOBAL Online (Público o Privado)

Nro de Serie

Cantidad de empresas y usuarios

Contactos: 

Nombre y Apellido

Cargo

Teléfono

Móvil

E-mail

REVISIÓN 04

JUNIO 2022

OBJETO:

Este instructivo se aplicará para el seguimiento de las acciones comerciales y tráfico de la Página Web.

ALCANCE

Se aplicará a todos los eventos comerciales de la compañía.

RESPONSABILIDADES

Marketing

• Gestión y administración del website
• Gestión y  administración de blog de notas y contenidos
• Gestión y  administración de redes sociales
• Gestión y  administración de procesos de email marketing
• Gestión y  administración de campañas y otras inversiones
• Análisis y seguimiento de resultados
• Confeccionar y mantener actualizado este Instructivo.

ABREVIATURAS Y REFERENCIAS:

Software IGGLOBAL

Sistema de Gestión de Calidad SGC

DESCRIPCIÓN:

El responsable de Marketing analizará el tráfico en nuestra Página Web a través de la herramienta Google Analitycs según el origen de ingreso.

Las campanas de mails masivos quedarán archivadas en la herramienta de email marketing que se utilice para dicho fin.

Esta información servirá para analizar el impacto producido por nuestras acciones comerciales para decidir posteriormente nuevas acciones y prever sus consecuencias.