PO-06 Procedimiento de Ventas

REVISIÓN 05

JULIO 2022

OBJETO:

Establecer la metodología para cumplir los siguientes objetivos:

• Captar nuevos Clientes Potenciales.

• Identificar las necesidades del Cliente Potencial.

• Realizar Demostraciones del Sistema.

• Confeccionar Presupuestos de Venta.

• Realizar el Seguimiento Comercial del Cliente Potencial.

• Concretar nuevos proyectos.

ALCANCE:

Se aplicará a todas las acciones comerciales realizadas por Marketing y los posibles proyectos que el Asistente Comercial registre.

RESPONSABILIDADES:

Gerente de Proyectos

• Supervisar y coordinar la actividad de los Consultores Funcionales, Asistente comercial y de Marketing.

• Confeccionar y Mantener actualizado este Procedimiento.

Asistente Comercial

• Administrar las relaciones con el Cliente Potencial desde el contacto inicial hasta la concreción del proyecto.

• Confeccionar y Mantener actualizado este Procedimiento en conjunto con el Gerente de Proyectos.

Marketing

• Realizar acciones comerciales con el objetivo de obtener nuevos contactos.

  ABREVIATURAS Y REFERENCIAS:

Software IGGLOBAL

Sistema de Gestión de Calidad SGC

Base de Datos de Marketing MKT

Reunión preventa Demo

DESCRIPCIÓN:

Acciones Comerciales

El Responsable de Marketing deberá realizar toda aquella acción comercial que, junto con el Gerente de Proyectos, consideren necesaria para captar nuevos contactos.

Dichas acciones comerciales deberán ser registradas de acuerdo a lo indicado en IT ACC.

Primer contacto

El asistente comercial deberá centralizar la relación con el Cliente Potencial cualquiera sea el canal por donde se genera el contacto.

Los canales posibles por donde se generan contactos son llamados entrantes, solicitudes desde el sitio web, newsletters, llamados por telemarketing, referidos de clientes activos, etc.

El asistente comercial deberá confeccionar un nuevo contacto en el CRM, ingresar los datos básicos y captar los e-mail de todos los posibles usuarios, según IT ACO.

En el primer contacto el asistente comercial deberá indagar brevemente los requerimientos del Cliente Potencial.

El asistente comercial coordinará con el Cliente Potencial la realización de una Demo, según IT DEM, por videollamada, en nuestras oficinas o en su establecimiento en caso que así lo requiera.

Luego de la reunión presentación del producto, se ofrecerá enviar un acceso a Demo del sistema para que el potencial cliente pueda probar el sistema a su tiempo.

En caso que el Cliente Potencial solamente desee recibir información de nuestros productos y servicios, se lo invitará a visitar nuestra página web y se le enviará por mail carpeta de presentación con información de nuestra Empresa y descripción de nuestros Productos y Servicios.

En esta instancia, no se remitirán Propuestas con información de precios, dado que no podemos dimensionar las tareas a realizar y sus costos sin un relevamiento previo.

Información de interés

Para toda la actividad comercial y de marketing futuros es importante considerar que el asistente comercial deberá recabar todos los contactos posibles relacionados con el cliente y sus e-mails y algunos datos de la Empresa que sutilmente deberá indagarse con el tiempo (nivel de facturación, cantidad de personal, etc.).

Presupuesto de Venta

El asistente comercial deberá confeccionar los Presupuestos de Ventas según IT PVE, enviarlo por correo y registrar en evento en el CRM. Junto a esto se indicará al potencial cliente que ingrese al sitio igglobal.net/help donde encontrará los requerimientos mínimos de sistema y los Términos y Condiciones.

Seguimiento Comercial.

El asistente comercial deberá realizar actividades de seguimiento comercial para confirmar el proyecto o desechar el mismo.

Todos los eventos de seguimiento deberán ser registrados por el asistente comercial en el CRM para tener información precisa de los antecedentes de cada contacto y poder llevar un correcto seguimiento de las relaciones con el Cliente Potencial.

Esto es así porque la concreción de los proyectos puede demorar mucho tiempo desde el inicio de la relación con el Cliente Potencial.

Como acciones positivas en la gestión comercial, el asistente comercial puede ofrecer las siguientes acciones:

• instalar el sistema en los equipos del Cliente Potencial en modo de Demostración.

• plantear nuevas reuniones de presentación con otros usuarios o para ahondar algún tema.

• plantear nuevas reuniones con el Gerente de Proyectos.

Todo esto demuestra compromiso de nuestra parte para con el Cliente Potencial y en la respuesta a cada uno de estos planteos podemos indagar el compromiso de parte del Cliente Potencial.

Concreción del Proyecto

En caso que el Cliente Potencial acepta las condiciones del asistente comercial, el mismo nos deberá informar que cuenta con los equipos necesarios para la instalación del sistema, de acuerdo a los requerimiento mínimos que se le informó al envío del Presupuesto de Venta.

El hecho de instalar IG en equipos inadecuados es contraproducente para la relación futura con el Cliente Potencial, por lo tanto no se procederá a su instalación aún que el proyecto resulte tentador desde el punto de vista comercial.

Si los equipos son adecuados, el asistente comercial comunicará al Jefe de Implementación y al Gerente de Administración la concreción del proyecto.

En el caso del Jefe de Implementación para proceder a la implementación y en el caso del Gerente de Administración para proceder a la facturación oportunamente.

El asistente comercial envía Welcome Packet de bienvenida al cliente.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O ASOCIADOS

IT DEM — Instructivo de Demostración.

IT PVE —- Instructivo de Presupuesto de Ventas.

IT ACC —- Instructivo de Acciones Comerciales

IT ACO —- Instructivo de Alta de Contactos